Prohlášení o zpracování osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“) a poučení subjektů údajů.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost TEDOM energie s.r.o., IČO: 03328325, se sídlem Klášterského 731/13, 617 00 Brno-Komárov (dále jen „Správce“), která vás tímto v souladu s čl. 12 Nařízení informuje o zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech.

Při zpracování osobních údajů ctíme a respektujeme standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme následující zásady: osobní údaje zpracováváme vždy pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky a způsobem, pouze po dobu, která je nezbytně nutná. Osobní data našich zákazníků, uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců sbíráme pouze v nutném rozsahu a nepředáváme je třetím osobám, s výjimkou těch, které uvádíme v tomto Prohlášení. Spolupracující osoby (zaměstnanci, subdodavatelé) jsou nuceni přihlásit se k zásadám zpracování osobních údajů Správce a podstupují pravidelná školení.

Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se Správcem, z důvodu oprávněného zajmu, nebo které Správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností Správce, dále také na podkladu souhlasu se zpracováním osobních údajů, pokud subjekt údajů takový souhlas udělil.

Zdroje osobních údajů

přímo od subjektů údajů
veřejné přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.)
automatizovaný záznam elektronické komunikace na základě zákona č. 127/2005 Sb. a vyhlášky č. 357/2012 Sb.

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, případně rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (např. kontaktní adresa, telefonní číslo, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
informace o platební schopnosti
popisné údaje (např. bankovní spojení)
další údaje nezbytné pro plnění smlouvy

Účel zpracování osobních údajů

marketingová komunikace, zasílání nabídek
zákaznická podpora
komunikace se zákazníky
jednání o smluvním vztahu
plnění smlouvy
ochrana práv Správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhaní pohledávek Správce)
archivnictví vedené v souladu se zákonem
výběrová řízení na volná pracovní místa
plnění zákonných povinností ze strany Správce

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí Správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách, pobočkách a sídle Správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci Správce, případně zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal Správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojit k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

V souladu s lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu Správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

Typicky jsou tak osobní údaje zpracovávány v plném rozsahu pouze po dobu trvání smluvního vztahu a po skončení platnosti jsou údaje zpracovávány pouze v rámci zákonných předpisů.

Po ukončení smluvního vztahu jsou osobní údaje uchovány pouze po dobu nezbytně nutnou z důvodu oprávněného důvodu Správce či pro plnění zákonných povinností, nejdéle však 10 let.

Uvedené lhůty platí při vyrovnání všech závazků, v opačném případě budou vaše údaje uchovány až do vzájemného vypořádání. Tyto lhůty mohou být též prodlouženy např. soudním sporem, daňovou kontrolou apod.

Předávání osobních údajů jiným osobám

Vaše osobní údaje Správce zpřístupní jiným osobám pouze v obvyklém rozsahu a pouze zpracovatelům či jiným příjemcům, typicky dodavatelům externích služeb, za dodržení všech zásad z Nařízení vyplývajících. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům. Osobní údaje tykající se dlužníků mohou být zpřístupněny také inkasním agenturám, a to za účelem vymáhaní pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předány také orgánům veřejné správy.

Seznam třetích stran, u kterých může mít TEDOM energie s.r.o. oprávněný zájem o dočasné předání nezbytných osobních údajů:

Marbes s.r.o., Dun & Bradstreet Czech Republic, a. s., CRIF – Czech Credit Bureau, a. s., SOLUS, zájmové sdružení právnických osob, DIGIA Smart Solutions s.r.o., B4B INKASSO s.r.o., TEDOM a.s., TEDOM Power s.r.o., provozovatelé distribučních a přenosových soustav. Osobní údaje dále mohou být zpřístupněny subjektům oprávněným dle zvláštních právních předpisů (např. orgánům činným v trestním řízení apod.)

Předávání osobních údajů̊ do ciziny

Osobní data jsou zpracovávaná na území EU a nejsou cíleně mimo EU vydávána.

Právní základ zpracování

V souladu s čl. 6 odst. 1 Nařízení Správce zpracovává osobní údaje na základě těchto důvodů:

souhlas subjektu údajů
zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje,
zpracování je nezbytné pro ochranu životné důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zajmů příslušného Správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má dle Nařízení následující práva:

požadovat přistup k osobním údajům, které Správce zpracovává, tedy získat od Správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány; pokud je tomu tak, má právo získat přistup k těmto údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
požadovat opravu či doplnění osobních údajů, které Správce zpracovává, pokud jsou nepřesné (čl. 16 Nařízení),
požadovat odstranění osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení,
požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
získat ty osobní údaje, které se ho týkají a které jsou zpracovány s jeho souhlasem, nebo které jsou zpracovány pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
získat tyto osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení,
má právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 Nařízení,
právo podat stížnost k dozorovému úřadu – subjekt údajů má právo na stížnost na domnělé porušení obecného nařízení u dozorového úřadu, především v členském státě obvyklého pobytu nebo výkonu práce.

O přijetí každé žádosti dle výše uvedených bodů budeme žadatele neprodleně informovat a bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce, podáme požadovanou informaci či informaci o přijatých opatřeních. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. V určitých specifických případech definovaných v Nařízení nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména pokud se opakuje. V takových případech můžeme uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo odmítnout žádosti vyhovět. O tomto bude žadatel vždy informován. V případě, kdy budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele o poskytnutí informací, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Informace o uplatnění práv subjektu údajů si po přiměřenou dobu (typicky 3 roky) uložíme za účelem evidence a dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšovaní našich služeb a ochrany našich práv.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že je s jeho osobními údaji nakládáno neoprávněně či jinak porušujeme jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na námitku

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů tzv. oprávněný zájem, má subjekt právo kdykoli vznést věcnou námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebudou osobní údaje dále zpracovávány, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy subjektu nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může dotčená osoba vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která vás vede k závěru, že by Správce neměl vaše údaje zpracovávat. V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu je možné vždy vznést námitku bez dalšího zdůvodňování.

Kontaktní informace

V ohledu ochrany vašich osobních údajů nás můžete kdykoliv kontaktovat na adrese:

TEDOM energie s.r.o., Klášterského 731/13, 617 00 Brno-Komárov

zákaznická linka: +420 735 000 215, e-mail: info@tedomenergie.cz

Kontakt na dozorový orgán:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111 (Ústředna), e-mail: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n

Toto prohlášení je veřejně přístupné na internetových stránkách Správce a v provozovnách Správce.